Παρέχουμε με απόλυτη επιτυχία κορυφαίες υπηρεσίες διοργάνωσης συνεδρίων, συμποσίων και σεμιναρίων παγκόσμιας κλάσης!
Αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση συνεδρίων, συνόδων κορυφής (summits), σεμιναρίων και κάθε άλλης επαγγελματικής ή εκπαιδευτικής συνάντησης. Από τη μικρότερη συγκέντρωση έως το μεγαλύτερο επιστημονικό γεγονός, προσφέρουμε στους πελάτες μας τα μέσα, την τεχνογνωσία, την εμπειρία και τον ενθουσιασμό που απαιτούνται για μια άρτια επαγγελματική υλοποίηση. Αναλαμβάνουμε τη συνολική διοργάνωση της εκδήλωσής σας με τη μέγιστη αφοσίωση και δέσμευση, από τη φάση της διεκδίκησης (bidding) έως την τελετή λήξης.
1. Φάση Διεκδίκησης & Προετοιμασίας (Bidding)
Κατά τη διάρκεια της φάσης διεκδίκησης, αναλαμβάνουμε:
- Θεσμική υποστήριξη: Αναζήτηση της κατάλληλης στήριξης από δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς.
- Παρουσίαση προορισμού: Προετοιμασία ολοκληρωμένης παρουσίασης του τόπου διεξαγωγής.
- Προσφορές συνεργατών: Λήψη και αξιολόγηση προσφορών από τοπικούς συνεργάτες.
- Επιλογή χώρων: Εύρεση και επιλογή των κατάλληλων συνεδριακών χώρων.
- Οικονομική καθοδήγηση: Προετοιμασία προϋπολογισμού, καθώς και παροχή χρηματοοικονομικής και τεχνικής καθοδήγησης.
- Επιτόπιες επισκέψεις: Διοργάνωση επισκέψεων επιθεώρησης χώρου (site visits) για την Εκτελεστική Επιτροπή.
2. Πριν από το Συνέδριο (Προετοιμασία)
Πριν από την έναρξη του συνεδρίου σας, φροντίζουμε για:
- Πρόγραμμα & Προσκλήσεις: Σύνταξη του προγράμματος του συνεδρίου και των προσκλήσεων.
- Διαχείριση επιστημονικού προγράμματος: Από τη συλλογή περιλήψεων (abstracts) έως τη δημοσίευση του τελικού προγράμματος.
- Μετακινήσεις & Διαμονή: Κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων και διευθέτηση επίγειων μεταφορών για ομιλητές, συνέδρους, προσκεκλημένους και την ομάδα εργασίας.
- Marketing & Επικοινωνία: Προετοιμασία πλάνου ΜΜΕ & Marketing και έναρξη εκστρατειών ενημέρωσης (awareness campaigns).
- Χορηγίες: Εξασφάλιση και διαχείριση χορηγιών.
- Διαπραγματεύσεις: Διαπραγμάτευση όρων συμβολαίων και αμοιβών με προμηθευτές.
- Οικονομικό πλάνο: Οριστικοποίηση των αναγκών του προϋπολογισμού.
- Τεχνική υποστήριξη: Παροχή συνεhexούς τεχνικής καθοδήγησης και υποστήριξης σε καθημερινή βάση.
- Branding & Design: Δημιουργία εικαστικών για το έντυπο και ψηφιακό υλικό του συνεδρίου, καθώς και για την ιστοσελίδα.
- Εγγραφές: Πλήρης διαχείριση των εγγραφών των συνέδρων.
3. Κατά τη Διάρκεια του Συνεδρίου (Υλοποίηση)
Κατά τη διεξαγωγή του συνεδρίου, αναλαμβάνουμε:
- Γραμματεία: Οργάνωση και λειτουργία της συνεδριακής γραμματείας.
- Διαμόρφωση χώρων: Στήσιμο των αιθουσών ολομέλειας και των παράλληλων συναντήσεων.
- Διαχείριση έκθεσης: Σχεδιασμός, στήσιμο και διαχείριση του εκθεσιακού χώρου.
- Υποστήριξη χορηγών: Διαχείριση και εξυπηρέτηση των αναγκών των χορηγών.
- Επιστημονικές ανακοινώσεις: Διαχείριση και συντονισμός των επιστημονικών ανακοινώσεων.
- Γραφείο Τύπου: Δημιουργία γραφείου τύπου για την προβολή του συνεδρίου στην Ελλάδα και το εξωτερικό.
- Σήμανση: Σχεδιασμός, κατασκευή και τοποθέτηση σήμανσης (banners, posters).
- Οπτικοακουστικός εξοπλισμός: Οργάνωση προηγμένων οπτικοακουστικών μέσων (τεχνολογίες απομακρυσμένης ζωντανής ροής/live streaming, συστήματα barcoding, συστήματα online ψηφοφορίας, 3D προβολές).
- Διερμηνεία: Προγραμματισμός για καμπίνες μετάφρασης και διερμηνείς.
Φιλοξενία & Κοινωνικό Πρόγραμμα
Μεριμνούμε πλήρως για τη διαμονή και το κοινωνικό πρόγραμμα των συνέδρων σας:
- Επίσημα δείπνα: Διοργάνωση Gala Dinner και δείπνου Προέδρου (President’s dinner).
- Κοινωνικές δραστηριότητες: Ψυχαγωγικές δραστηριότητες για συνέδρους, VIPs και την ομάδα εργασίας.
- Τουριστικά προγράμματα: Κοινωνικές δραστηριότητες και τουριστικά προγράμματα για συνοδούς.
- Υποδοχή: Λειτουργία γραφείων υποδοχής (hospitality desks) στο αεροδρόμιο και στα ξενοδοχεία.
4. Μετά το Συνέδριο (Απολογισμός)
Μετά την ολοκλήρωση της εκδήλωσης, σας παραδίδουμε:
- Τελική Αναφορά: Σύνταξη τελικού απολογισμού (Final Report) με τις λίστες συμμετεχόντων και την εξέλιξη των εγγραφών.
- Οικονομικός Έλεγχος: Έκδοση έκθεσης ελέγχου (Audit Report).
- Έρευνες Ικανοποίησης: Προετοιμασία και αποστολή ερωτηματολογίων ικανοποίησης.
- Αρχειοθέτηση: Αποστολή προωθητικού και απολογιστικού υλικού για σκοπούς αρχειοθέτησης.
